Różne oficjalne spotkania (szkolenia, konferencje, wykłady, targi, sympozja, zjazdy) powinny odbywać się reprezentacyjnych miejscach, ponieważ zwiększa to szanse organizatora na osiągnięcie pożądanego celu, czyli np. uzyskanie kontraktów, pozytywnej opinii przekładającej się na wzrost zainteresowania daną firmą, uznanie w branży, itd.
Sala konferencja jest więc kluczem do powodzenia w biznesie, w którym liczą się negocjacje bezpośrednie. Musi być dobrze zlokalizowana. W dużym ośrodku miejsce jest najważniejsze - goście nie mogą tracić czasu na dojazd, zwłaszcza jeśli szkolenia są jednodniowe. W przypadku wielodniowych imprez szkoleniowych trzeba zapewnić nocleg, ale hotel nie może być zbyt daleko od sali konferencyjnej.
Sala konferencyjna musi być odpowiednio wyposażona. Chodzi o sprzęt audiowizualny: projektory, rzutniki, komputery, laptopy, internet szerokopasmowy, telewizory albo wielkie ekrany (telebimy). Ważne jest też nagłośnienie - uczestnicy obrad muszą się dobrze słyszeć bez względu na zajmowane miejsce.
Trzeba również rozważyć kwestię cateringu i zaplecza socjalnego. Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing, ale należy wygospodarować pomieszczenie, gdzie uczestnicy szkolenia będą mogli ze spokojem wypić kawę i coś zjeść.
O wynajem sal konferencyjnych należy zadbać odpowiednio wcześnie, żeby zapewnić wszystkie pozostałe elementy. Właściwie to od rezerwacji terminu sali trzeba zacząć organizację konferencji, szkolenia czy targów.